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gestión correo electrónico

Hay estudios que indican que perdemos al día una media de 2,5 horas con el correo electrónico. Y algunas personas, entre los que me incluyo, MÁS. Tiempo que, literalmente, se va en una “titánica batalla” por encontrar la información que buscamos en un mar casi infinito de asuntos, respuestas, citas, tareas…

Internet ha hecho a las personas de nuestra generación algo que nuestros mayores han sufrido menos, y es el hecho de que nuestras herramientas de trabajo diario y los flujos que generan se quedan obsoletos muy rápido. Con la comunicación no verbal por ejemplo, primero llegaron los SMS, luego vino MSN Messenger y ahora WhatsApp y sus derivados han barrido “todo lo anterior”. Y en general, para casi todas las cosas “informáticas”, hay rápidos sustitutos: Adiós GPRS, hola 4G; Adiós MySpace, hola Facebook. Adiós PAL, hola HD… Y así con casi todo.

Pero el correo electrónico ahí sigue.

El email se inventó hace más de 40 años y fue una de las primeras cosas que surgió con Internet. Y por su propia tipología ha sabido hacerse un hueco. Como la radio. No es lo más moderno ni lo más “cool”…

…pero es útil y TODO el mundo lo utiliza. Es un estándar no definido. Y al final, como cualquier herramienta, la gente le da el uso que considera. Pero igual que para hacer zanjas usamos una pala, aunque con un recogedor “si me pongo la hago”, en el caso del correo con las nuevas dinámicas de trabajo en grupo y organización laboral, el correo empieza a no ser la mejor manera de organizar las cosas.

Es por ello que debemos concienciarnos, sobre todo si trabajamos o dirigimos equipos, que el correo electrónico NO vale para organizar de trabajo, y hay que sacar del “Inbox” lo antes posible todo aquello que sea lo suficientemente importante para organizarlo de otra manera. Aun así, si en nuestro correo nos quedan muchas cosas y tenemos que organizarlas, a continuación vamos a ver unas cuantas técnicas y herramientas para llegar al “zen” absoluto de nuestra bandeja de correo (lo que los yankis han llamado el “inbox zero”, es decir, la bandeja de correo vacía). ¡Es la hora de declararle la guerra al correo inútil! Y para ello tendremos que seguir estos pasos:

  • Date de baja de todas las gilipolleces a las que estás suscrito: es fundamental antes de empezar. Nos apuntamos a lo largo de nuestra vida a cientos de páginas y diariamente nos llega mucho “bombardeo” de empresas, promociones, blogs, magazines digitales… Si no tenemos tiempo para “digerir” el trabajo, menos para esto. El paso “A” de cualquiera que quiera triunfar en la batalla al mail es hacer Unsuscribe de todo esto. Y si quieres ver qué pasa en Mashable, visitas su página :-)
  • Ponte el correo por IMAP: a diferencia de POP, IMAP permite tener una estructura de carpetas compleja y síncrona entre tus diferentes dispositivos con acceso a correo, sean PCs, MACs o teléfonos. Al margen de poder ordenar tus cosas, cuando lo hagas en uno de estos dispositivos todos los demás también se ordenarán.
  • Crea (y utiliza) carpetas de correo: es lo mismo que ser organizado en la vida real, ten la estructura de carpetas que sea, pero ten una estructura: por cliente, por proyecto, GTD (Getting Things Done)… Las reglas de correo de Outlook te pueden permitir automáticamente organziar los correos que te entren según llegan, y si tienes Office 365 estas reglas son “online” por lo que automáticamente tus correos se te ordenan en el servidor, más cómodo imposible…

 Y si tienes una bandeja de correo “enorme” por domesticar puedes utilizar Mailstrom (3,99USD al mes), que es capaz de leer tus correos y organizarlos a mano o automáticamente por reglas complejas, darte de baja de cosas super rápido, definir carpetas con cosas “poco importantes” o que puedes leer en casa… Vamos, todo un azote al desorden en el Inbox.

  • Tareas concretas, fuera del correo: esto es algo que requiere una planificación empresarial, pero es fundamental. Tareas como el control de proyectos, el soporte a cliente, el CRM a clientes o en general cualquier tarea de negocio compleja debe salir del Outlook, aunque usemos el correo como canal de comunicación. Hay herramientas muy buenas que, conviviendo con el mail, hacen que nuestra labor de gestión sea mucho más eficaz. Por ejemplo:

o   Zendesk (soporte a cliente): es de las herramientas más utilizadas en el mundo para hacer soporte a cliente, utiliza un sistema de tickets y una interfaz web, y utiliza el mail como canal de comunicación pero sacando del inbox el tema de soporte, haciendo que la trazabilidad (y la satisfacción de los clientes) sea mucho mejor.

o   Redbooth (control de tareas y proyectos): herramientas de este estilo hay muchas, pero todas orbitan en torno a la idea de que el trabajo colaborativo es mejor en un entorno independiente al correo, aunque a través de correos yo pueda responder, crear o cerrar tareas. Redbooth es ágil, tiene un sistema de ficheros propio, un chat (mejorable, eso sí), se integra con Zendesk, con Outlook, tiene App propia… Y es “made in Spain” :-) Pero hay otras alternativas, como Jira, Pivotal Tracker o Wrike.

o   Microsoft  Dynamics (CRM): gestionar a los clientes, la documentación que generan los contactos y las relaciones comerciales se puede hacer “guardando correitos”, pero definitivamente NO es la solución. El CRM de Microsoft se integra perfectamente con Office365 pero es que además tiene un módulo dedicado para Outlook que adjunta y actualiza contactos, documentos… Vamos que no hay excusa.

En conclusión, organizar nuestra bandeja de correo es el primer paso para gestionar nuestro tiempo mejor y ser más productivos. Y para “rizar el rizo”, solo nos quedará aplicar la “regla de los 10 minutos” y convertirnos en verdaderas “máquinas de currar” de esas que salen a su hora de la oficina con la sensación del deber cumplido. ¿Y qué regla es esa? Pues en mi próximo post lo explicaré… hasta entonces, happy mailing!

¡Esperamos tus comentarios!

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